<div dir="ltr"><div dir="ltr"><br><div>Yep</div><div><br></div><div>A lot of this is in the industry codes we live with, and yes, there are differing opinions on what is a reasonable business purpose and for how long. Other good suggestions have been made, but on the voice print one, I now answer the phone with a non-descript noise, rather than my name as this would therefore be snippable and usable! </div><div><br></div><div>Ah for the olden days when things were simpler, and the worst you got was a kid asking if Mr Walls was there...</div><div><br></div><div>Narelle</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Wed, 28 Sept 2022 at 12:03, James Murphy <<a href="mailto:jamesmurphyau@me.com">jamesmurphyau@me.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div><div><div><font face="Helvetica" size="2">I'll stop referring to DOB because it seems valid and reasonable that it is kept - so I'll just mention the license number / passport number - which is what people really have an issue with.</font></div><div><font face="Helvetica" size="2"><br></font></div><div><font face="Helvetica" size="2">What I read in that law you linked to below (F2017L00399 - Telecommunications (Service Provider — Identity Checks for Prepaid Mobile Carriage Services) Determination 2017) actually says it's against the law to "record and keep" either "the identifying number of a government document" or "a category A document or category B document."</font></div><div><font face="Helvetica" size="2"><br></font></div><div><font face="Helvetica" size="2">They are allowed to "record or keep" the identification number for "permitted purposes" (verifying someones identity) and "only for such time as is reasonably necessary for the permitted purpose"</font></div><div><font face="Helvetica" size="2"><br></font></div><div><font face="Helvetica" size="2">Does anyone actually know where or how they are required by law to store a license number or passport number?? Or does everyone just assume they need to do this because others have said so, or they think the company needs to keep X years of records for their business (of which those records do <b>currently</b> include license number, but by law they don't need to include a license number - and by some laws, it's even against the law to store the license number)</font></div><div><br></div><div><div><br></div></div><blockquote style="margin:0px 0px 0px 40px;border:none;padding:0px"><div><div><div style="font-size:10px"><b>6.4 Restrictions on the recording and keeping of certain information</b></div></div></div><div><div style="font-size:10px"><br></div></div><div><div style="font-size:10px">(1) Subject to subsections (2) and (3), a carriage service provider must not, in connection with a requirement imposed by this Determination, record and keep:</div></div><div><div style="font-size:10px">    (a) the identifying number of a government document; or</div></div><div><div style="font-size:10px">    (b) a category A document or category B document.</div></div><div><div style="font-size:10px">    (2) Subsection (1) does not prohibit the recording and keeping of information or a document if that recording and keeping is required or authorised by or under a law.</div></div><div><div style="font-size:10px"><br></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>(3) Subsection (1) does not prohibit the recording and keeping of the identifying number of a government document where:</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>    (a) the carriage service provider records the identifying number of a government document for a permitted purpose; and</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>    (b) the carriage service provider records the information only for such time as is reasonably necessary for the permitted purpose; and</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>    (c) immediately after the carriage service provider verifies the service activator’s identity, the carriage service provider destroys the number; and</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>    (d) the recording is not otherwise prohibited by law.</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>        Example If a customer has unsuccessfully attempted to verify their identity online using a government online verification service, a carriage service provider may use the identifying number of that customer’s government document to assist that customer to verify his or her identity</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><br></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>(4) A carriage service provider must not copy or reproduce any document that contains the information which must not be recorded and kept because of subsection (1).</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>        Note A carriage service provider’s arrangements for recording and handling personal information must comply with Commonwealth privacy laws where applicable.</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div><br></div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>(5) In this section:</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>    permitted purpose means:</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>    (a) the purpose of verifying the identity of a service activator in accordance with section 4.5; or</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>    (b) any other purpose that is ancillary or incidental to the provider’s obligation to verify the identity of a service activator in accordance with section 4.5.</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><br></div></div><div><div style="font-size:10px"><div><b>4.5 Verification of the identity of a customer who is a service activator</b></div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>    (1) This section applies to the carriage service provider if the customer is a service activator.</div></div></div><div><div style="font-size:10px"><div>    (2) The carriage service provider must verify the identity of the service activator using an approved method of identity verification specified in column B of Schedule 1</div></div></div></blockquote></div></div></blockquote></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><br><br>Narelle<br><a href="mailto:narellec@gmail.com" target="_blank">narellec@gmail.com</a></div></div>